Szanujemy prywatność osób odwiedzających sklep internetowy haftbase.pl (dalej: „Sklep”). Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, w jakich celach, na jakich podstawach prawnych, komu możemy je przekazać, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują użytkownikom.
Polityka została sporządzona z uwzględnieniem rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz właściwych przepisów prawa polskiego.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest HaftBase Konrad Kacprzak, adres: ul. Warszawska 106, Sochaczew, NIP: 8371878267, REGON: 546086094.
Kontakt z Administratorem:
- e-mail: haftbase@int.pl,
- telefon: +48 532 526 984,
- korespondencyjnie: ul. Warszawska 106, 96-500 Sochaczew.
Pod wskazanym adresem e-mail można również składać wnioski dotyczące ochrony danych osobowych. Kontakt w sprawach prywatności jest możliwy pod podanym adresem e-mail.
2. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
- dane do dostawy i rozliczeń: adres dostawy, adres do faktury, nazwa firmy, NIP, wybrana metoda dostawy i płatności;
- dane dotyczące zamówień: zakupione produkty, wartość i status zamówienia, informacje o płatnościach, zwrotach i reklamacjach;
- dane konta klienta, jeśli użytkownik utworzy konto w Sklepie;
- treść korespondencji i dane przekazane w formularzu kontaktowym;
- adres e-mail i informacje o zgodach w związku z newsletterem, jeśli użytkownik się na niego zapisze;
- materiały potrzebne do personalizacji produktów, np. przesłane napisy, grafiki, zdjęcia lub pliki projektowe;
- dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, dane przeglądarki, urządzenia i logi serwera, w zakresie niezbędnym do realizacji opisanych poniżej celów.
Prosimy nie przesyłać w plikach do personalizacji danych wrażliwych (szczególnych kategorii danych osobowych) ani danych innych osób, jeśli nie jest to konieczne do wykonania zamówienia.
3. Źródło danych i dobrowolność ich podania
Dane otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika (np. podczas zakupów, zakładania konta, wysłania wiadomości lub zapisania się do newslettera), a także automatycznie podczas korzystania ze Sklepu, w zakresie danych technicznych. Informacje o statusie płatności lub doręczenia przesyłki możemy otrzymywać od operatorów płatności i przewoźników, w związku z realizacją danego zamówienia.
Podanie danych koniecznych do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży jest dobrowolne, ale bez nich możemy nie być w stanie zrealizować zamówienia lub dostawy. Podanie danych do wystawienia dokumentów księgowych może być wymagane przez przepisy, w szczególności w zależności od rodzaju transakcji i dokumentu. Dane, które musimy zachować na podstawie przepisów podatkowych i rachunkowych, przechowujemy niezależnie od żądania usunięcia konta. Podanie danych do newslettera oraz wyrażenie zgód marketingowych jest dobrowolne i nie jest warunkiem złożenia zamówienia.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane przetwarzamy w następujących celach:
- Przyjęcie i realizacja zamówienia, personalizacja produktu, obsługa płatności i dostawy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem).
- Utworzenie i obsługa konta klienta – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (świadczenie usługi konta na żądanie użytkownika).
- Wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie rozliczeń podatkowych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnianie obowiązków prawnych).
- Przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji, realizacja obowiązków wobec konsumentów – art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, zależnie od rodzaju zgłoszenia i mającego zastosowanie obowiązku.
- Odpowiadanie na pytania i prowadzenie korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia albo wykonania umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu korespondencji).
- Wysyłanie newslettera i informacji handlowych drogą elektroniczną – art. 6 ust. 1 lit. a RODO w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie; wykorzystanie poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji do marketingu bezpośredniego odbywa się z poszanowaniem art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej i innych stosownych przepisów.
- Utrzymanie bezpieczeństwa Sklepu, zapobieganie nadużyciom i diagnozowanie błędów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na ochronie systemów informatycznych, klientów i Administratora).
- Analiza ruchu na stronie lub działania reklamowe wykorzystujące technologie wymagające zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO, o ile wykorzystywane są dane osobowe przetwarzane na podstawie takiej zgody; zapis i odczyt informacji w urządzeniu końcowym podlega również art. 399–400 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes w ochronie praw Administratora).
W przypadkach, w których przetwarzanie odbywa się na podstawie uzasadnionego interesu, użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu na zasadach określonych w art. 21 RODO.
5. Zamówienia i produkty personalizowane
Aby przygotować i dostarczyć zamówione produkty, przetwarzamy dane niezbędne do obsługi zamówienia. W przypadku produktów personalizowanych możemy również korzystać z materiałów przesłanych przez klienta, takich jak projekty, zdjęcia, logotypy, napisy lub instrukcje wykonania.
Materiały te wykorzystujemy do wykonania zamówienia, kontaktu w sprawie projektu oraz – w razie potrzeby – rozpatrzenia reklamacji lub ochrony przed roszczeniami. Nie publikujemy przesłanych przez klientów materiałów jako przykładów realizacji bez odrębnej podstawy prawnej.
6. Płatności – PayU i Przelewy24
Płatności elektroniczne w Sklepie mogą być obsługiwane przez PayU i Przelewy24, zależnie od metody wybranej przez klienta. Operator płatności otrzymuje dane niezbędne do realizacji, rozliczenia i zabezpieczenia transakcji. W zakresie określonym właściwymi przepisami lub regulaminem operator może być odrębnym administratorem otrzymanych danych.
Jeżeli płatność kartą odbywa się w systemie zewnętrznego operatora, Administrator nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej potrzebnych do autoryzacji transakcji. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez operatora są dostępne w jego polityce prywatności.
7. Dostawa – InPost i DPD
W zależności od wybranej formy dostawy przekazujemy dane konieczne do doręczenia przesyłki przewoźnikom, takim jak InPost lub DPD. Mogą to być w szczególności: imię i nazwisko odbiorcy, adres dostawy lub punkt odbioru, numer telefonu, e-mail, numer przesyłki oraz informacje niezbędne do jej obsługi.
8. Formularz kontaktowy i korespondencja
Jeżeli kontaktujesz się z nami przez formularz, e-mail lub telefon, przetwarzamy przekazane przez Ciebie dane w celu obsługi zapytania. Prosimy o podawanie wyłącznie danych potrzebnych do załatwienia sprawy.
9. Newsletter i kontakt marketingowy
Zapis do newslettera jest dobrowolny. Na podany adres e-mail możemy przesyłać wiadomości dotyczące oferty, nowych produktów i promocji, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z newslettera za pośrednictwem linku rezygnacji w wiadomości (jeżeli jest udostępniany) lub pisząc na haftbase@int.pl. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
10. Cookies i podobne technologie
Sklep wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie, które mogą zapisywać informacje na urządzeniu użytkownika lub odczytywać już zapisane informacje.
- Niezbędne cookies – mogą służyć m.in. do utrzymania sesji, działania koszyka, logowania oraz zabezpieczenia Sklepu. Są wykorzystywane w zakresie, w którym są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub transmisji komunikatu.
- Analityczne cookies – jeśli są stosowane, pomagają mierzyć sposób korzystania ze Sklepu i ulepszać jego działanie.
- Marketingowe cookies – jeśli są stosowane, mogą służyć do pomiaru skuteczności reklam i dostosowania treści marketingowych.
Cookies oraz podobne technologie, które nie są objęte ustawowym wyjątkiem od obowiązku uzyskania zgody, są stosowane dopiero po udzieleniu wymaganej zgody. Użytkownik ma możliwość odmowy zgody na opcjonalne cookies lub jej wycofania bez utraty dostępu do funkcji niewymagających tych cookies. Jeżeli w Sklepie są wykorzystywane opcjonalne cookies, informacje o nich i wybór zgód są udostępniane za pomocą panelu ustawień cookies. Niezależnie od tego cookies można usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki, co może ograniczyć działanie niektórych funkcji.
W przypadku stosowania opcjonalnych cookies ich szczegółowe nazwy, dostawcy, cele i okresy ważności są prezentowane w panelu zarządzania zgodami przed ich akceptacją.
11. Dane techniczne i logi
W ramach działania Sklepu mogą być rejestrowane m.in. adres IP, data i godzina żądania, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz zdarzenia dotyczące bezpieczeństwa. Dane te służą zapewnieniu prawidłowego działania serwisu, analizowaniu błędów oraz ochronie przed nieuprawnionym dostępem i nadużyciami.
12. Odbiorcy danych
W zakresie niezbędnym do realizacji opisanych celów dane mogą być ujawniane:
- operatorom płatności, w szczególności PayU i Przelewy24 – w związku z obsługą transakcji;
- przewoźnikom, w szczególności InPost i DPD – w związku z realizacją dostawy;
- biuru rachunkowemu oraz dostawcom usług księgowych – w zakresie wymaganym do rozliczeń;
- dostawcom hostingu, usług IT, poczty elektronicznej i oprogramowania Sklepu – w zakresie utrzymania infrastruktury i obsługi zamówień;
- podmiotom zapewniającym obsługę prawną i dochodzenie roszczeń – jeśli jest to niezbędne;
- uprawnionym organom publicznym – jeżeli wymaga tego prawo.
Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do zachowania odpowiednich zasad poufności i bezpieczeństwa, a tam, gdzie wymaga tego RODO, działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
13. Okresy przechowywania danych
Stosujemy okresy przechowywania uzależnione od celu i podstawy prawnej przetwarzania:
- Dane związane z realizacją zamówienia: przez czas wykonania umowy, a następnie tylko w zakresie wymaganym do obsługi obowiązków prawnych i ewentualnych roszczeń – do upływu właściwych ustawowych terminów przedawnienia.
- Dokumenty podatkowe i księgowe: co do zasady do upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem sytuacji, w których bieg przedawnienia ulega zawieszeniu lub przerwaniu, oraz innych właściwych przepisów.
- Dane konta klienta: przez czas utrzymywania konta; po jego usunięciu zachowujemy wyłącznie dane niezbędne ze względu na obowiązki prawne lub dochodzenie albo obronę przed roszczeniami.
- Reklamacje i korespondencja dotycząca roszczeń: przez czas rozpatrywania sprawy oraz następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia lub zakończenia postępowań, jeżeli trwają.
- Zwykłe zapytania i korespondencja niezwiązana z umową ani roszczeniami: do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest uzasadnione konkretną sprawą lub obowiązkiem prawnym.
- Newsletter: do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera; informacje pozwalające wykazać uzyskanie albo wycofanie zgody mogą być zachowane przez okres potrzebny do obrony przed roszczeniami.
- Pliki przesłane w celu personalizacji: przez czas przygotowania i realizacji zamówienia, a po jego zakończeniu – nie dłużej niż przez 90 dni, o ile dalsze przechowywanie nie jest niezbędne do rozpatrzenia reklamacji, wypełnienia obowiązku prawnego lub ochrony przed roszczeniami.
- Logi techniczne: co do zasady do 90 dni od ich zapisania, chyba że dane są niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa lub dochodzenia roszczeń.
- Cookies: przez czas wskazany dla poszczególnych plików cookies w informacjach dostępnych w panelu ustawień cookies, nie dłużej niż jest to konieczne do danego celu.
Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane albo pozostają przechowywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje odrębna podstawa prawna.
14. Prawa osób, których dane dotyczą
W granicach i na warunkach określonych w RODO przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
- prawo do usunięcia danych w przypadkach wskazanych w RODO (art. 17 RODO);
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);
- prawo do przenoszenia danych, gdy spełnione są warunki z art. 20 RODO;
- prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na warunkach z art. 21 RODO; sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego jest uwzględniany zgodnie z art. 21 ust. 2–3 RODO;
- prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem;
- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Aby skorzystać z tych praw, wyślij wiadomość na haftbase@int.pl. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca od otrzymania żądania, z uwzględnieniem przypadków, w których RODO dopuszcza przedłużenie tego terminu. Przed realizacją żądania możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.
Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego – niektóre dane musimy nadal przechowywać, np. ze względu na obowiązki podatkowe.
15. Skarga do Prezesa UODO
Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane z naruszeniem przepisów, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o sposobie składania skarg znajdują się na stronie uodo.gov.pl.
16. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
W związku z korzystaniem z usług dostawców technologicznych może dojść do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Jeżeli taki transfer występuje, powinien odbywać się wyłącznie na warunkach przewidzianych w rozdziale V RODO, np. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem standardowych klauzul umownych i – gdy jest to wymagane – dodatkowych środków ochrony.
W razie faktycznego przekazywania danych poza EOG Administrator informuje o państwie docelowym, podstawie transferu i stosowanych zabezpieczeniach, a także o możliwości uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń lub o miejscu ich udostępnienia. Szczegóły można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod wskazanym adresem e-mail.
17. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały, w rozumieniu art. 22 RODO.
Jeżeli w Sklepie używane są narzędzia analityczne lub reklamowe, mogą one wykorzystywać informacje o aktywności użytkowników w zakresie opisanym w ustawieniach zgód na cookies. Nie oznacza to automatycznie podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
18. Bezpieczeństwo danych
Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe przed utratą, przypadkowym zniszczeniem, nieuprawnionym ujawnieniem, zmianą lub dostępem. Dostęp do danych otrzymują jedynie osoby i podmioty, które potrzebują ich do realizacji uprawnionych zadań.
19. Zmiany polityki prywatności i kontakt
Polityka prywatności może zostać zaktualizowana w szczególności w razie zmiany przepisów, sposobu działania Sklepu lub wykorzystywanych usług. Aktualna wersja jest publikowana w Sklepie. Zmiany nie ograniczają praw przysługujących osobom, których dane dotyczą.
Administratorem danych jest HaftBase Konrad Kacprzak, ul. Warszawska 106, Sochaczew, NIP 8371878267, REGON 546086094. W sprawach prywatności napisz na haftbase@int.pl
Ostatnia aktualizacja: 05.11.2026 r.